Smart Commerce Workflow to oprogramowanie, które jest stworzone do wspierania pracy grupowej w przedsiębiorstwach. Automatyzacja procesów z systemem Workflow, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, jest wykonywana wg. ustalonych procedur zarządczych.
Smart Commerce Workflow jest oparty o engine BPM i notację BPMN2.0.Dzięki temu możemy wymodelować dowolny proces biznesowy w państwa przedsiębiorstwie
System Smart Commerce Workflow nie dotyczy jedynie przepływu dokumentów, ale także zawiera pełen zestaw do zarządzania procesami biznesowymi.
Jest dedykowany m.in. użytkownikom działającym w branży związanej z produkcją i/lub obsługą klienta. Jest to związane z szeregiem procesów biznesowych powstających w tego typu jednostkach. Wymaga to dobrej koordynacji i kontroli stanu wykonania zadań, składających się na poszczególne procesy.
Przykładowym wykorzystaniem systemu Smart Commerce Workflow jest realizacja obiegu wysyłania zleceń do drukarni w firmie.
Osoby zlecające wykonanie prac drukarskich (np. dział sprzedaży) generują dane wejściowe (np. zakres prac, ilość druku, termin, treści przykładowe, cel, etc), powstaje dokument zgłoszenia prac do drukarni.
Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (dział zakupów, odpowiedzialny za prace zlecane do drukarni), akceptowane, ze zgłoszenia powstaje dokument zlecenia druku.
Dział zakupów przesyła dokument zlecenia druku do copywritera, z poleceniem napisania treści jakie mają się zaleźć na zleconej pracy. Dokument zlecenia druku, jest wysyłany do działu sprzedaży do akceptacji treści.
Dział sprzedaży akceptuje przesłaną propozycję, dokument zlecenia druku jest automatycznie przesyłany do działu zakupów. Dział zakupów wysyła prace do druku.
System Smart Commerce Workflow pomaga firmie w podziale procesów na zadania i przypisania im osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy danego procesu.
Jest cennym źródłem informacji w procesie kontroli i badania metod pracy. Pozwala na wgląd kto i w jakim czasie dokonał danej operacji, co pozwala na optymalizację danego procesu w przyszłości.
Nie mniej ważna jest tu także kontrola bieżącego stanu wykonania poszczególnych zadań, zgodnie z ustaloną wcześniej hierarchią.
Umożliwia to ciągłe monitorowanie czasu wykonania zadania, co pozwala na modyfikację założeń zaplanowanego harmonogramu w stosunku do czasu rzeczywistego.
Jest to szczególnie istotne w trakcie pracy grupowej. Każdy członek zespołu ma podane w sposób uporządkowany czynności, za które jest odpowiedzialny. Świadomość, że jest on ogniwem w spójnym łańcuchu działań, powinno wpłynąć na niego motywująco. Ma on świadomość, że łatwo jest ustalić miejsce powstawania wszelkich opóźnień, a więc także winnego zaistniałej sytuacji.
